Konsep Event Party Yang Menarik

Membuat sebuah event party yang menarik dan sukses adalah yang diinginkan oleh para penyelenggara. Agar acara tersebut dapat terlihat semarak dan juga kreatif, maka perlu dilakukan berbagai macam tahapan dan perencanaan yang matang. Salah satu hal terpenting saat menyelenggarakan sebuah acara adalah Anda perlu memastikan jika acara tersebut dapat meninggalkan kesan mendalam serta menyenangkan bagi semua pihak yang datang, seperti pengunjung, pengisi acara, peserta, hingga donator.

Tujuan dari penyusunan konsep event party yang menarik adalah untuk membuat pengunjung terkesima dan tertarik untuk ikut lagi dalam acara serupa yang diselenggarakan. Akan tetapi, bagaimana caranya untuk dapat membuat event party lebih berkesan dan menarik? Tentu setiap tim event party atau event organizer harus melakukan berbagai macam hal agar eksekusi acara dapat berjalan dengan lancar dan maksimal. Bagi Anda yang akan menyelenggarakan event party dalam waktu dekat, berikut ini penjelasan tentang konsep event party yang menarik adalah sebagai berikut.

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada berbagai tahapan yang perlu dilakukan untuk menyusun konsep acara. Beberapa tahapan dalam menyusun konsep event party yang menarik adalah sebagai berikut.

Hal pertama yang perlu dilakukan saat merumuskan konsep acara adalah mencari referensi sebanyak mungkin. Disarankan untuk mencari referensi tema yang sesuai dengan acara Anda. Hal ini bertujuan untuk memancing ide kreatif dan memunculkan inovasi terbaru agar acara Anda menjadi lebih unik dan menarik.

Selain mencari referensi, Anda juga dapat mengobservasi dan membedah berbagai event yang pernah terselenggarakan dengan sukses. Berdasarkan kasus tersebut, maka Anda harus mencoba untuk mengupas berbagai kebutuhan acara agar dapat berjalan sukses. Dengan begitu, Anda akan lebih pahham terkait dengan pelaksanaan acara tersebut. Anda juga dapat memahami pihak mana saja yang berkaitan dengan acara.

Selanjutnya Anda harus membuat konsep kasar dan tidak memerlukan data yang valid. Konsep awal ini hanya berisi berbagai elemen acara yang dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk membantu Anda dalam membentuk kerangka dasar dari konsep yang dibuat.

Setelah konsep awal sudah terbentuk, Anda perlu membuang elemen yang dianggap tidak pelu, seperti elemen yang membuat anggaran membengkak, sulit dilaksanakan, dan lainnya.

Tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah membuat daftar vendor dan juga melakukan survei harga. Langkah ini akan membuat Anda dan tim menjadi lebih mudah dalam merealisasikan konsep acara. Tidak hanya itu, membuat rincian daftar vendor juga menjadi langkah antisipatif saat berurusan dengan sponsor maupun donator terkait dengan kebutuhan dana.

Meskipun Anda masih berada di tahap perumusan konsep, namun menyusun orang-orang berkompeten yang akan bergabung dengan tim Anda juga tidak boleh dilupakan. Penyusunan tim memang perlu dilakukan sebelum hari pelaksanaan agar mereka dapat menyiapkan diri dengan baik sekaligus mengonfirmasi kesediaan mereka.

Setelah itu, Anda harus melakukan diskusi bersama tim yang sudah disusun terkait konsep acara yang dibuat. Cobalah untuk meminta feedback dari mereka agar perumusan konsep menjadi lebih sempurna.

Tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah menyusun daftar sponsor yang berpeluang besar terhadap keberlangsungan acara Anda. Dalam menyusun daftar sponsor, Anda perlu mengetahui calon sponsor mana yang sesuai dengan konsep acara dan target audiensnya.

Jika konsep sudah disiapkan dengan matang, tim, vendor, dan sponsor sudah dibuat. Maka Anda perlu menusun laporan dengan desain yang menarik agar para sponsor tertarik memberikan dana pada acara Anda. Isi proposal tersebut dapat berupa paket sponsorship.

Agar konsep acara Anda semakin matang, maka Ada dapat membuat survei yang ditujukan kepada target pengunjung dalam acara tersebut. Hal ini bertujuan agar Anda mengetahui seberapa tinggi minat mereka terhadap acara Anda.

Tahap yang terakhir ini,, Anda harus mengkaji ulang konsep acara yang sudah dibuat untuk memastikan jika tidak ada hal maupun kebutuhan yang terlewat. Namun, pastikan jika Anda mengkaji konsep acara pada waktu yang tepat agar tidak ada revision yang melenceng jauh dari konsep awal.

Di bawah ini adalah beebrapa tips untuk menyelenggarakan event party yang menarik.

• Menyusun Tema serta Konsep Acara

Faktor terpenting dalam menyelenggarakan event party adalah menyusun tema dan juga konsep acara. Dengan menciptakan tema dan konsep acara yang unik serta menarik, maka bukan tidak mungkin acara Anda akan sukses dan berhasil. Diskusikan dengan teman satu tim supaya mendapatkan konsep yang pas dengan tema acara.

• Pembagian Jobdesc yang Jelas

Tips selanjutnya adalah membentuk kepanitaan khusus untuk acara tersebut. Kemudian Anda dapat mulai membagi jobdesc kepada setiap divisi agar setiap anggota mengerti peran dan tugasnya pada acara tersebut.

• Buat Anggaran

Menyusun anggaran adalah hal penting yang harus dilakukan agar Anda memiliki gambaran biaya yang dibutuhkan. Buat anggaran secara rinci sesuai dengan kebutuhan acara, mulai dari yang hal-hal kecil hingga yang besar.

• Membuat Rundown

Pastikan Anda membuat rundown acarasejak jauh-jauh hari supaya anggota tim lebih siap dan memahami bagaimana alur pelaksannaan acara.

• Buat Timeline

Timeline dibutuhkan agar setiap anggota bertanggung jawab terhadap jobdescnya masing-masing dan untuk memastikan jika mereka bekerja sesuai dengan deadline yang diperlukan.

• Buat Dua Plan

Meskipun Anda sudah membuat konsep acara yang sangat mantan, namun tidak menutup kemungkinan akan ada hal-hal di luar prediksi yang dapat terjadi. Oleh karena itu, pastikan Anda membuat dua plan, yaitu plan A dan plan B yang untuk meminimalisir terjadinya kemungkinan terburuk.

• Teamwork

Konsep acara yang menarik dengan perencanaan yang matang dapat berantakan begitu saja jika tidak dibarengi dengan teamwork yang baik. Maka dari itu, teamwork adalah elemen penting yang menentukan keberhasilan acara.

Berikut ini adalah beberapa ide tema atau konsep event party menarik yang bisa menjadi referensi.

• Kompetisi Game
• Aktivitas Olahraga
• Aktivitas Kesehatan
• Workshop untuk meningkatkan skill pada bidang tertentu
• Tutorial Video
• Konser Musik secara virtual maupun luring

Demikian penjelasan mengenai cara membuat konsep event party yang menarik adalah hingga beberapa ide yang bisa Anda pilih. Meskipun saat ini kita sedang menghadapi pandemi Covid-19, namun bukan berarti event-event menarik dan seru tidak bisa terselenggarakan. Jangan jadikan pandemi sebagai halaman untuk menciptakan ide menarik dan inovatif. Ayo, tunjukkan kreativitasmu dengan membuat event party yang menarik!