Cara Kerja Event Organizer

Jasa event organizer tentu sudah tidak asing lagi bagi masyarakat modern, terutama bagi mereka yang tinggal di kota besar. Hal ini karena kini sudah banyak dijumpai jasa tersebut di lapangan. Bahkan kehadirannya selalu dibutuhkan oleh orang-orang yang akan menyelenggarakan acara dalam jumlah yang besar. Dapat dikatakan jika bisnis event organizer ini tengah menjamur di kalangan masyarakat dan berkembang dengan pesat. Event organizer adalah salah satu jenis bisnis di bidang jasa yang memberikan kemudahan bagi para klien dalam memenuhi berbagai macam kebutuhan di banyak sektor industri. Bisnis ini mempunyai cakupan pekerjaan yang sangat luas dan jenis acara yang dapat diselenggarakan juga sangat beragam. Jadi, tidak heran jika event organizer menjadi bisnis yang fleksibel dan dibutuhkan dimana saja.

Secara umum, tugas event organizer adalah merancang, menyiapkan, mengadakan, dan juga mengontrol jalannya sebuah acara. Selain itu, event organizer juga bertugas untuk membantu para klien supaya dapat menyelenggarakan acaranya. Klien membutuhkan jasa ini karena mereka mempunyai keterbatasan sumber daya dan waktu. Akan tetapi, banyak juga klien yang dengan sengaja menggunakan jasa event organizer karena profesionalitas mereka sudah terjamin dan hasilnnya lebih memuaskan. Bagi Anda yang berencana untuk membangun bisnis jasa event organizer ataupun ingin tahu lebih banyak mengenai bisnis ini, maka simak penjelasan di bawah ini, ya.

Untuk dapat menyelenggarakan sebuah acara besar dengan sukses dan hasil yang maksimal, penyelenggara jasa event organizer perlu melewati banyak tahapan, mulai dari perumusan konsep hingga eksekusi dii hari pelaksanaan. Berikut ini adalah cara kerja event organizer.

Hal pertama yang perlu dilakukan sebagai tim event organizer adalah melakukan diskusi untuk merumuskan konsep. Adapun beberapa yang harus didiskusikan adalah penamaan acara, tema, lokasi, anggaran, teknis pelaksanaan, sumber pendanaan, sumber daya yang dibutuhkan, hingga keuntungan yang akan didapatkan.

Selanjutnya tim harus merumuskan teknis acara berdasarkan konsep yang telah dibuat untuk memastikan berbagai kebutuhan sudah terpenuhi. Tahapan yang kedua ini, tim mulai menyusun rundown kasar sebagai gambaran pelaksanaan acara.

Dengan menyusun anggaran, maka Anda akan mengetahui kisaran biaya yang dibutuhkan. Terdapat beberapa kelompok anggaran serta pengeluaran yang perlu dicatat, seperti administrasi dan penyuratan, perlengkapan dan dekorasi, panggung dan sound system, konsumsi, akomodasi dan transportasi, publikasi dan dokumentasi, lokasi, dan lainnya. Penyusunan anggaran bertujuan untuk memudahkan Anda dalam memonitor kebutuhan acara.

Tahapan yang satu ini tidak ditemukan dalam jasa event organizer yang besar karena mereka biasanya sudah terbagi menjadi beberapa divisi. Akan tetapi, biasanya event organizer yang baru merintis mempunyai tim yang tidak banyak. Jadi, diperlukan pembagian tugas yang tepat berdasarkan kemampuan masing-masing.

Apalagi konsep acara sudah disusun dengan matang, maka selanjutnya adalah menentukan sumber pedanaan pada pelaksanaan acara tersebut. Terdapat beberapa sumber pendanaan yang biasa digunakan dalam event organizer, seperti dana pribadi, dana dari donator, kerja sama sponsorship, dan lainnya.

Tim event organizer membutuhkan waktu persiapan satu tahun hingga tiga tahun sebelum penyelenggaraan acara. Selama persiapan tersebut, masing-masing divisi akan diberikan deadline yang harus terlaksana. Dengan timeline yang sudah dibuat sebelumnya, maka setiap tim dapat melakukan pekerjaan secara lebih terorganisir hingga hari pelaksanaan.

Hari pelaksanaan menjadi tahap terakhir yang dilakukan oleh sebuah event organizer. Berhasil atau tidaknya suatu acara ditentukan pada tahap ini. Oleh karena itu, diperlukan analisis situasi yang tepat jika terjadi hal-hal di luar rencana ketika di lapangan.

Terdapat beberapa faktor yang menjadi indikator kesuksesan bisnis jasa event organizer. Berikut ini adalah beberapa di antaranya.

a. Motivation

Motivasi adalah hal yang dapat menentukan strategi berjalannya sebuah event organizer dalam menyelenggarakan acara, seperti keuangan, target pasar, hingga tools yang harus digunakan.

b. Content

Konten memiliki hubungan yang erat dengan motivation dan konteks. Hal ini karena konten harus menyesuaikan dengan konteks yang akan diangkat dalam sebuah acara. Melalui konten ini, tim event organizer dapat mendesain dan juga mengeksekusi acara dengan baik.

c. Connection

Semua jenis bisnis tentu membutuhkan koneksi untuk memudahkan pelaksanaan bisnis mereka. Begitu pula dengan event organizer yang membutuhkan koneksi dari banyak pihak, seperti perusahaan, organisasi, komunitas, vendor, maupun event organizer lainnya.

d. Capital

Capital atau modal adalah faktor kesuksesan yang harus diperhatikan oleh pemilik event organizer. Tidak hanya modal secara finansial saja, tetapi juga perlu memperhatikan modal sumber daya manusia yang berkualitas, memiliki keahlian, dan mampu bersikap professional.

e. Communication

Komunikasi adalah kunci dari keberhasilan sebuah event organizer dan bisa membangun komitmen dengan stakeholder event.

f. Computizing

Dalam menjalankan bisnis jasa event organizer, diperlukan kemampuan komputerisasi sistem agar dapat mengelola pekerjaan dengan baik dan maksimal.

• Inovasi dan Ide Kreatif

Jasa event organizer memang dikenal kreatif dan juga inovatif. Hal ini karena para konsumen membutuhkan ide-ide kreatif nan menarik untuk acaranya. Jadi, sudah menjadi sebuah keharusan bagi pemilik event organizer untuk selalu berinovasi dan mempunyai ide kreatif.

• Perbanyak Relasi

Sebuah event organizer harus mempunyai banyak relasi dari berbagai perusahaan maupun instansi lainnya. Semakin banyak relasi yang bekerja sama dengan Anda, maka akan semakin banyak klien yang menggunakann jasa Anda.

• Mempunyai Mitra Kerja

Bisnis event organizer tidak dapat berdiri sendiri dan tentu saja membutuhkan banyak crew serta mitra kerja. Untuk dapat menyelenggarakan suatu acara, dibutuhkan banyak mitra kerja yang mengurusi berbagai kebutuhan acara. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan jika mitra kerja mempunyai sumber daya manusia yang berkualitas.

Demikian penjelasan tentang event organizer, mulai dari pengertian, cara kerja,, faktor kesuksesan, hingga tips untuk menjalankan bisnis tersebut. Saat ini peluang membangun bisnis event organizer memang terbuka lebar karena banyak konsumen yang membutuhkan jasa mereka demi keberlangsugan acara. Jadi, jika Anda merasa mampu dan memiliki keahlian dalam industri kreatif, tidak ada salahnya utnuk membangun bisnis event organizer.

untuk anda yang sedang membutuhkan EO untuk kegiatan event anda, silahkan anda kunjungi website event organizer kami, disana anda dapat melihat informasi mengenai kami seperti portofolio, tim, dan lainnya.