Sewa Videotron untuk Acara di Jabodetabek

Videotron iklan hanya memutar file video berulang. Tidak ada yang mengawasi, tidak ada yang berubah. Videotron acara harus mengikuti jalannya acara: berpindah dari opening video ke slide sambutan, lalu ke kamera live saat pemotongan tumpeng, lalu ke video ucapan dari kantor pusat, semuanya dalam hitungan detik dan tanpa layar sempat menghitam.

Karena itu yang Anda sewa sebenarnya bukan cuma layarnya. Yang menentukan acara berjalan mulus adalah video processor, switcher, dan orang yang mengoperasikannya.

Proyektor masih masuk akal untuk rapat kecil di ruangan gelap. Videotron menjadi kebutuhan ketika muncul salah satu kondisi berikut:

• Acara berlangsung siang hari atau di ruangan dengan pencahayaan terang
• Ada bagian acara yang disiarkan langsung dari kamera ke layar
• Tamu duduk lebih dari 15 meter dari panggung
• Layar juga berfungsi sebagai elemen dekorasi panggung
• Acara di luar ruangan

Buat materi dalam rasio 16:9 dengan resolusi minimal Full HD. Kalau layar Anda tidak berbentuk 16:9  misalnya layar sangat panjang untuk backdrop pelaminan — file harus dibuat mengikuti rasio layar tersebut. Kami akan memberi tahu ukuran pixel persisnya setelah ukuran layar ditetapkan.

MP4 dengan codec H.264 untuk video, PNG atau JPG untuk gambar diam. Hindari mengirim file PowerPoint dengan animasi rumit dan font yang tidak umum, karena tampilannya bisa berubah di komputer operator. Kalau memungkinkan, ekspor presentasi menjadi PDF atau gambar.

Ukuran font di bawah 24 pt sulit terbaca dari kejauhan. Hindari teks tipis berwarna terang di atas latar terang. Sisakan margin kosong sekitar 5% di tepi layar, karena bagian paling pinggir sering tertutup frame atau dekorasi.

Kirim materi paling lambat H-1. Materi yang datang di hari-H tetap kami usahakan, tapi tidak ada lagi waktu untuk mengujinya.

Unit dengan tipe dan ukuran tertentu jumlahnya terbatas, terutama di musim ramai. Booking H-5 membuat pilihan Anda masih lengkap.

Layar besar yang megah tapi tulisannya tidak terbaca tetap gagal fungsinya.

Layar dan dekorasi memperebutkan ruang panggung yang sama. Selisih 30 cm bisa jadi masalah besar di hari-H

MCB turun di tengah sambutan adalah kejadian yang bisa dihitung sebelumnya.

Operator hanya bisa mengikuti urutan yang diberitahukan. Tunjuk satu orang sebagai penghubung.

Layar backdrop 6 × 3 meter, tipe indoor P3.9, dudukan stage module setinggi 50 cm. Kisaran total per hari: Rp9.000.000, sudah termasuk instalasi, video processor, operator, dan teknisi standby.

Layar 8 × 4 meter, tipe outdoor P3.9 tahan cuaca, dudukan truss rigging. Kisaran total per hari: mulai Rp24.000.000, belum termasuk genset.

Layar utama 10 × 4 meter ditambah dua layar samping. Konfigurasi seperti ini disusun berdasarkan denah gedung, jadi angkanya kami hitungkan setelah melihat layout tempat duduk.

Ini bagian yang jarang ditanyakan di awal, padahal paling sering jadi sumber selisih anggaran:

Genset. Venue outdoor dan sebagian gedung tidak menyediakan daya yang cukup. Perhitungan listrik videotron harus memakai daya puncak, bukan rata-rata — rinciannya ada di sini.

Ketinggian panggung. Layar yang dipasang di atas 4 meter memerlukan truss rigging dengan biaya dan waktu pasang yang lebih besar dibanding dudukan stage biasa.

Jadwal loading in. Sebagian gedung hanya mengizinkan loading di luar jam operasional atau tengah malam. Ini menambah biaya lembur crew.

Lokasi di luar Jabodetabek. Transportasi dan akomodasi crew dihitung terpisah.

Kami datang ke lokasi untuk mengukur area panggung, memeriksa sumber listrik, jalur masuk barang, dan tinggi plafon. Dari survei ini ukuran final dan metode pemasangan ditetapkan. Untuk venue yang sudah sering kami tangani, survei bisa diganti dengan denah dan foto.

Rangka dan panel dipasang. Untuk ukuran menengah dengan dudukan stage, prosesnya sekitar 3 sampai 5 jam. Untuk truss rigging bisa sampai 12 jam. Pastikan jadwal ini tidak bentrok dengan vendor dekorasi, karena keduanya butuh akses panggung.

Pembongkaran dimulai setelah tamu keluar area, biasanya memakan waktu sekitar separuh dari waktu pemasangan.

Semua materi diputar dari awal sampai akhir, termasuk transisi ke kamera live. Ini momen terakhir untuk mengganti file yang salah rasio atau memperbaiki urutan tayang. Kami sangat menyarankan MC dan tim acara ikut di sesi ini.

Operator berada di posisi selama acara berlangsung untuk mengikuti rundown. Perlu dicatat: harga sudah mencakup operator layar, tapi belum termasuk VJ untuk konten visual kreatif.

Di pernikahan, videotron lebih sering berperan sebagai dekorasi daripada sebagai media informasi. Layar dipasang selebar panggung sebagai backdrop, menampilkan motif bergerak yang senada dengan tema dekorasi, lalu berganti ke prewedding saat prosesi masuk.

Yang perlu dikoordinasikan sejak awal adalah pembagian area dengan vendor dekorasi. Kami biasanya minta gambar desain panggung dari dekorator supaya ukuran layar dan ukuran frame sudah pas sebelum hari-H, bukan dipaksakan saat pemasangan.

Ukuran yang paling sering diambil: 4 × 2,5 m sampai 8 × 3 m, indoor P2.6 atau P3.9.

Acara wisuda punya tantangan khusus: nama wisudawan harus terbaca sampai barisan paling belakang, dan pergantian nama harus sinkron dengan pembacaan MC. Ini pekerjaan operator, bukan pekerjaan layar.

Kami sudah menangani wisuda akbar dengan ribuan peserta, dan pelajaran terbesarnya adalah file daftar nama harus sudah ada di tangan operator minimal satu hari sebelumnya untuk diuji urutannya.

Ukuran yang paling sering diambil: 10 × 4 m untuk layar utama, ditambah dua layar samping 4 × 3 m.

Acara korporat biasanya berisi presentasi dengan grafik dan angka. Ini jenis konten yang paling menuntut ketajaman layar — tabel keuangan yang terbaca nyaman di laptop bisa tidak terbaca sama sekali di layar dengan pixel pitch yang terlalu renggang.

Untuk acara seperti ini kami menyarankan menaikkan satu tingkat dari perkiraan awal, dan memastikan materi presentasi dibuat dalam rasio 16:9 sejak awal.

Acara keagamaan di lapangan terbuka hampir selalu punya dua kondisi yang menyulitkan: jamaah menyebar jauh lebih luas dari perkiraan panitia, dan acara berlangsung dari siang sampai malam.

Yang kami siapkan untuk kondisi ini adalah panel outdoor dengan tingkat kecerahan tinggi dan rangka yang diperhitungkan terhadap angin. Untuk area yang sangat luas, dua layar terpisah di sisi kiri dan kanan lebih efektif daripada satu layar besar di tengah.

Untuk booth pameran, videotron berfungsi menarik perhatian pengunjung yang berjalan lewat. Ukurannya biasanya lebih kecil tapi menyala sepanjang jam operasional, kadang tiga sampai lima hari berturut-turut. Sewa multi-hari seperti ini mendapat perhitungan harga yang berbeda dari sewa harian.